Wspieramy organizacje w koordynacji wielu projektów realizowanych jednocześnie. Pomagamy zbudować skuteczną funkcję wspierającą realizację projektów, zapewnianą przez tzw. biuro zarządzania projektami, dostosowane do wielkości oraz stopnia złożoności organizacji, a także liczby projektów realizowanych w ramach portfela.
Kluczowe symptomy wskazujące na istniejące problemy w zakresie koordynacji portfela projektów są następujące:
- organizacja realizuje za dużo projektów w tym samym czasie,
- nie wiadomo, które projekty powinny być uruchomione, a które nie,
- nie ma jasnych kryteriów nadawania priorytetów poszczególnym projektom,
- nie ma jednolitego standardu zarządzania projektami, pozwalającego na ujmowanie ich w spójny portfel,
- w organizacji nie istnieje centrum usług niezbędnych do funkcjonowania skutecznego środowiska zarządzania projektami,
- zasoby nie są przydzielane do projektów efektywnie i z uwzględnieniem oceny zasadności biznesowej poszczególnych przedsięwzięć,
- realizowane projekty generują zakłócenia w działalności operacyjnej.
Umożliwiamy zdobycie kompleksowej wiedzy w zakresie organizacji i funkcjonowania kultury projektowej. W ramach naszych szkoleń i warsztatów prezentujemy uczestnikom specyfikę środowiska zarządzania zmianą biznesową obejmującą projekty, programy i portfele. Pomagamy znaleźć odpowiedź na pytania: „Jaką wartość wnoszą do organizacji biura projektowe?”, „Jak skutecznie wdrożyć kulturę projektową w organizacji?”, „Jaki model zarządzania projektami najlepiej przystaje do danej organizacji?”, „Co zrobić,
żeby jak najlepiej korzystać z ograniczonych zasobów realizując portfel projektów?”.
Przedstawiamy uzasadnienie biznesowe dla tworzenia biur zarządzania projektami, modele finansowania oraz sposoby pomiarów korzyści wynikających z ich funkcjonowania. Prezentujemy przykładowe modele biur projektowych wraz z odpowiednimi rekomendacjami co do zakresu ich stosowania i skalowania w zależności od wielkości i złożoności organizacji oraz jej struktury.
W ramach naszych wdrożeń korzystamy z najlepszych praktyk, dbając o to by stosowane podejścia zostały dostosowane do kontekstu i realiów organizacji.
Kluczowe korzyści osiągane dzięki naszemu wsparciu i edukacji w obszarze koordynacji portfela projektów są następujące:
- gotowość do podjęcia działań w zakresie wdrożenia kultury projektowej,
- poznanie „filozofii” zarządzania zmianą biznesową,
- zwiększenie skuteczności w zakresie koordynacji portfela projektów,
- wzmocnienie świadomości organizacji w zakresie stosowania ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania zmianą biznesową,
- zwiększenie gotowości organizacji do wdrożenia lub poszerzenia zakresu działania własnych struktur biur projektów,
- zwiększenie efektywności w zakresie kreowania i zarządzania portfelem projektów.
***
Obecnie zmiana w biznesie stała się na tyle oczywista, że obok codziennej, rutynowej działalności w niemal każdej organizacji mamy do czynienia z równoległym światem obejmującym inicjatywy, które nie wynikają bezpośrednio ze statutowych działań operacyjnych. Właśnie taki charakter mają często projekty, których konstelacje ujmowane są w portfele tworzące na najwyższym szczeblu agregacji obiekty o strategicznym znaczeniu dla organizacji.
Istotną pomocą dla prowadzonych projektów i kluczowym wsparciem w utrzymywaniu wydolnego i wnoszącego wartość dodaną świata zmiany stał się komponent w codziennej strukturze instytucji określany mianem PMO (Project Management Office – Biuro Zarządzania Projektami). W koncepcji struktury PMO zakłada się, że w instytucji realizującej liczne inicjatywy jest stałe miejsce, z którego zarządza się standardami pozwalającymi realizować projekty. Miejsce, z którego zarządza się wiedzą. Miejsce, z którego można pozyskać wsparcie zarówno potrzebne tym, którzy uwikłani są w realizacje konkretnych przedsięwzięć jak i tym, którzy odpowiadają za podejmowanie decyzji dotyczących całego portfela zmian.
Struktury PMO mogą świadczyć instytucji bardzo różnorodny wachlarz usług wspomagający korporacyjny portfel projektów. W dojrzałych kulturach zarządczych PMO powinno swoimi analizami wspomagać organizację w osiąganiu niezwykle istotnego balansu pomiędzy działalnością operacyjną a zaangażowaniem w zmiany, które z jednej strony są nieodzowne, ale z drugiej nie mogą w okresie ich przeprowadzania storpedować działalności codziennej. Stałe struktury PMO są źródłem najlepszych praktyk służących realizowaniu zmian w organizacji. PMO wprowadza pewną powtarzalność wykorzystywania sprawdzonych rozwiązań dla portfela projektów, pełniąc funkcję „centrum doskonałości”.
Fundamentalne dla wydolnej kultury projektowej rozwiązania określane mianem PMO upowszechniły się w sposób na tyle ewidentny, że widać, iż biznes zaczyna rozumieć, że jest skazany na zmiany, a wraz z nimi na kreowanie i utrzymywanie Biur Zarządzania Projektami – PMO.